Comment bien vivre un contrôle AVS

Tous les employeurs atteignant une certaine masse salariale font l’objet de contrôles AVS périodiques de la part des caisses de compensation. Savoir comment ils se déroulent permet de mieux s’y préparer.

C’est la loi qui le prévoit: les caisses de compensation AVS doivent effectuer des contrôles périodiques chez les employeurs qui leur sont affiliés, afin de vérifier qu’ils respectent bien les prescriptions en matière d’AVS. Comment se passent ces contrôles, et comment s’y préparer? C’est le thème de l’exposé qu’a tenu Christelle Schultz, gérante de la caisse AVS FER CIAM, lors de la neuvième journée FER Genève de sécurité sociale, le 1er juin.

Qui contrôle-t-on, et à quelle fréquence?

La fréquence des contrôles varie en fonction de plusieurs paramètres. En-dessous de 150 000 francs de masse salariale, les employeurs ne sont pas forcément contrôlés, mais ils doivent confirmer formellement sur leur déclaration annuelle de salaire que les renseignements fournis sont exacts. De cent cinquante mille à moins de cinq millions de francs, des contrôles ont lieu tous les cinq à neuf ans, et à partir de cinq millions de francs tous les cinq ans. La dissolution d’une entreprise sans reprise par une autre, l’ouverture d’une faillite ou une demande de concordat judiciaire provoquent un contrôle AVS, sauf si la masse salariale est inférieure à cent mille francs. Ce contrôle est en principe immédiat. Le changement de caisse de compensation provoque également un contrôle, en principe entre un et deux ans après le changement. Et une nouvelle entreprise est contrôlée quatre ans après sa création. Enfin, après chaque contrôle, l’employeur se voit attribuer une note, selon une méthodologie commune à toutes les caisses (voir question suivante). Meilleure est la note, plus éloigné est en principe le prochain contrôle. «Rien n’interdit cependant de l’effectuer plus tôt», remarque Christelle Schultz.

Sur quelle base la note estelle attribuée?

Sur la base de quatre critères.

• Résultats du dernier contrôle. A-t-on constaté des problèmes qui ont donné lieu à une reprise?
• Qualité de la gestion du personnel. Les responsables sont-ils bien formés, sont-ils en place depuis longtemps? Quel est le programme de salaire utilisé? A noter qu’il est permis de gérer ses salaires sur un tableur, mais que cela augmente le risque d’erreur.
• Qualité de la collaboration avec la caisse de compensation. Les délais sont-ils respectés? L’entreprise est-elle en retard avec le paiement des cotisations?
• Critères propres à l’entreprise. Des particularités engendrentelles le besoin d’un contrôle plus fréquent? Ce peut par exemple être le cas lorsque les collaborateurs sont très mobiles à l’international, lorsque l’entreprise connaît un fort taux de rotation, une forte croissance, qu’elle a une structure de salaires complexe ou a subi une restructuration.

Peut-on demander un report du contrôle?

Oui, si l’on a de bonnes raisons. «Mieux vaut demander de reporter un contrôle que de le subir alors que la personne qui s’occupe de ces questions n’est pas disponible», conseille Christelle Schultz. Il faut si possible faire cette demande dans les trois jours qui suivent la réception de la convocation, qui arrive environ trente jours avant la date prévue. Plus on s’y prend tôt, plus on a de chances que la demande soit acceptée. On peut demander le cas échéant un deuxième report. Mais la troisième fois, plus moyen en principe de repousser l’échéance.

Les contrôles sont-ils facturés?

Non, ils sont financés par les frais de gestion prélevés par la caisse sur les cotisations sociales. Mais celle-ci peut cependant prélever des frais supplémentaires, dans certains cas: refus de recevoir les contrôleurs, de fournir des informations, mauvaise tenue des comptes, travail au noir, problèmes constatés lors d’un précédent contrôle non corrigés, etc.

Quand l’éventuelle facture de rattrapage arrive-t-elle?

Au plus tard soixante jours après le contrôle, la caisse de compensation envoie à l’employeur concerné le rapport de contrôle, accompagné de l’éventuelle facture de rattrapage, ou plus rarement, la note de crédit en cas de cotisations payées en trop. Le rapport de contrôle contient des instructions précises pour corriger d’éventuels problèmes constatés. L’employeur a trente jours pour faire opposition, par écrit, en exposant ses motifs.

Qu’examinent les contrôleurs?

Les contrôles portent principalement sur trois dimensions.

• Analyse du programme des salaires. Le logiciel est-il certifié swissdec? Comment est-il paramétré? Les charges sociales sont-elles calculées correctement? En partant du montant versé sous forme de cotisations, arrive-t-on à retrouver le montant de la masse salariale déclarée à la Caisse de compensation? L’employeur est-il affilié à une assurance accident et à une caisse de deuxième pilier? Etc. Une attention particulière est accordée à la mobilité internationale (travailleurs détachés, etc.) et aux rémunérations différées, sources fréquentes de reprises.
• Analyse des comptes de salaire. Réconcilier la masse salariale déclarée avec la comptabilité générale, les provisions bonus, des franchises AVS, APG maladie. Ce sont souvent les provisions qui tournent dans le payroll et sont donc inscrites dans les comptes qui peuvent expliquer des différences avec la masse salariale déclarée.
• Revue complète de la comptabilité générale. Une personne qui travaille au sein de l’entreprise déclarée comme indépendante l’est-elle vraiment? Les administrateurs sont-ils correctement assujettis, notamment lorsqu’ils résident à l’étranger? La rémunération d’un patron employé de sa propre société est-elle correctement répartie entre salaires et dividendes? Les remboursements de frais sont-ils conformes aux prescriptions (il arrive souvent que ce ne soit pas le cas)? «Les cas de reprise fréquents sont les forfaits téléphoniques, les abonnements à des clubs et les cadeaux», remarque Christelle Schultz. S’ils peuvent être acceptés, c’est seulement dans certaines limites. Il n’est pas rare de voir des frais remboursés deux fois, sous la forme d’un forfait octroyé auquel se cumule le remboursement des mêmes frais sur justificatif.

Check-list pour préparer un contrôle

• Vérifier que la personne en charge des questions AVS sera disponible à la date prévue.
• Si ce n’est pas le cas, demander un renvoi le plus rapidement possible.
• Rassembler la documentation, si possible sous forme électronique, dans un répertoire (les documents nécessaires sont précisés dans la lettre annonçant le contrôle).
• Eviter tout envoi de documentation par e-mail. Utiliser plutôt la messagerie sécurisée du site de la FER CIAM, ou, le cas échéant, la clé USB sécurisée du réviseur.
• Prévoir que le personnel doit être disponible pour répondre aux contrôleurs.