Comment tenir son assemblée générale en temps de semi-confinement

 | Paru dans Entreprise romande  | Auteur : Pierre Cormon
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Le Conseil fédéral a introduit une nouvelle procédure permettant aux sociétés (SA, Sàrl, associations, etc.) de tenir leur assemblée générale sans se réunir physiquement, ce qui était impossible jusqu’alors.

Le Code des Obligations est clair: les assemblées générales des sociétés (SA, Sàrl, associations, etc.) doivent se tenir dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice et les actionnaires, associés ou sociétaires (ci-après: actionnaires) ont le droit d’y assister en personne ou de s’y faire représenter. Une exigence malheureusement impossible à tenir actuellement. Les assemblées générales sont en effet considérées comme des manifestations. Or, ces dernières sont interdites pour le moment.

Le Conseil fédéral a donc introduit une nouvelle procédure pour permettre aux sociétés de tenir leur assemblée sans réunir physiquement les actionnaires. Ceux-ci doivent cependant pouvoir y participer à distance, par écrit, sous forme électronique (téléphone, chat, visioconférence) ou par l’intermédiaire d’un représentant indépendant désigné par l’organisateur (sauf si les statuts prévoient autre chose). Par organisateur, il faut entendre l’organe qui convoque la réunion: le conseil d’administration d’une SA, les gérants d’une Sàrl, l’ administration d’une coopérative ou la direction d’une association (ci-après: conseil d’administration). 

Quels types de sociétés sont-ils concernés?

Les sociétés de capitaux (SA, Sàrl), les sociétés en nom collectif, les sociétés en commandite, les associations, les sociétés coopératives et les assemblées de propriétaires par étage. Les fondations, en revanche, ne sont pas concernées.

Les assemblées générales «physiques» sont-elles absolument interdites?

Non, il est possible de solliciter une autorisation du canton pour pouvoir en tenir une. Elle peut être accordée si la société présente un plan de protection satisfaisant. Mais dans la plupart des cas, il risque d’être plus facile de tenir son assemblée selon la nouvelle procédure, estime l’Office fédéral de la justice.

L’interdiction générale s’applique-t-elle aux AG de sociétés ne comptant que deux actionnaires?

En principe oui, car il s’agit d’une manifestation et celles-ci sont temporairement interdites, quelle que soit leur taille. «Mais le bon sens doit prévaloir», remarque Nicholas Turin, de l’Office fédéral de la justice. «Si les deux actionnaires sont des conjoints et qu’ils tiennent l’assemblée générale chez eux, je vois mal qu’on puisse le leur reprocher.» 

Et aux AG de celles qui n’en comptent qu’un seul?

Non. Dans ce cas, la société peut tenir son assemblée générale sans avoir à solliciter une autorisation. Outre l’actionnaire peuvent participer les personnes dont la présence est indispensable, comme un notaire si une décision doit être prise sous forme authentique. C’est en effet le nombre d’actionnaires qui est déterminant pour savoir s’il s’agit d’une manifestation (pas plus d’un), et non le nombre de personnes présentes. Les règles d’hygiène et de distance sociale doivent quoi qu’il en soit être respectées.

Et si tous les actionnaires se font représenter par un représentant unique?

Dans ce cas-là, l’assemblée peut avoir lieu «physiquement», avec les personnes indispensables (président de l’assemblée, secrétaire/scrutateur, qui peut être la même personne, représentant des actionnaires et le cas échéant notaire). Les règles d’hygiène et de distance sociale doivent évidemment être respectées.

Comment tenir une assemblée générale «à distance?»

L’assemblée a lieu sans la présence physique des actionnaires. C’est ce qu’on appelle une assemblée résiduelle. Peuvent y participer physiquement le président de l’assemblée (qui est souvent le président du conseil d’administration), un secrétaire/scrutateur chargé de prendre le procès-verbal (le président peut tenir ce rôle) et, en cas de besoin, un notaire. Il n’est pas besoin de solliciter une autorisation de se réunir auprès du canton, mais les règles d’hygiène et de distance sociale doivent être respectées.

L’assemblée générale doit être formellement convoquée dans les délais habituels (au moins vingt jours avant, le cachet postal faisant foi). Les actionnaires doivent être informés de la procédure au moins quatre jours à l’avance et pouvoir exercer leurs droits (vote, questions, etc.) par écrit ou sous forme électronique. 

L’assemblée «à distance» peut traiter tous les points de l’ordre du jour, y compris les décisions qui requièrent un acte authentique. «Mais dans la pratique, on observe que la plupart des sociétés s’en tiennent aux points strictement indispensables, tels que l’approbation des comptes et la décharge du conseil d’administration», observe Nicholas Turin.

Et si une société tient son assemblée générale sans respecter ces règles?

Les décisions prises restent valables, mais les organisateurs et les participants s’exposent à des sanctions pénales.

Existe-t-il un risque que les résolutions d’une assemblée générale «à distance» soient contestées?

C’est le danger contre lequel met en garde l’Etude CMS, la situation juridique étant très nouvelle. «Si certains points de l’ordre du jour sont contestés entre les actionnaires principaux, il pourrait être judicieux de reporter l’assemblée générale», remarque-t-elle. «On pourrait imaginer que des décisions puissent être annulées si une société tentait de profiter de la situation pour minoriser un actionnaire, prendre une décision qui n’aurait pas été prise lors d’une assemblée normale ou éviter une décision qui paraissait inévitable», juge Nicholas Turin.

Repousser l’AG au-delà du délai légal a-t-il des conséquences légales?

Non. Aucune sanction n’est prévue et les décisions qui seront prises lors d’une assemblée générale retardée ne pourront pas être contestées pour ce motif.

Où trouver davantage d’informations?

L’Office fédéral de la justice a mis en ligne des FAQ sur les nouvelles règles (taper FAQ coronavirus et assemblées générales Office fédéral de la justice dans un moteur de recherches).

Comment respecter la confidentialité?

Les applications de vidéoconférence seront sans doute largement utilisées par les sociétés pour tenir leurs assemblées. Or, des polémiques ont éclaté sur la capacité de certaines d’entre elles, notamment Zoom, à protéger suffisamment les données de leurs clients. Beaucoup de solutions de vidéoconférences sont issues d’entreprises basées aux Etats-Unis, pays où les notions de protection des données et de la vie privée sont très différentes de celles qui prévalent ici.

C’est la raison qui a poussé l’entreprise genevoise Infomaniak à lancer sa propre solution, meet.infomaniak.com. Gratuite, elle ne nécessite pas de télécharger un logiciel. Les données ne transitent que par des serveurs basés en Suisse et le respect de la confidentialité est garanti, assure l’entreprise.