Contrôle TVA: bien s'y préparer

 | Paru dans Entreprise romande Le Magazine  | Auteur : Véronique Kämpfen
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La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est un impôt essentiel, puisqu’il alimente pour un tiers environ les finances fédérales. Elle est perçue selon le système de l'auto-taxation, ce qui signifie que la Confédération fait confiance aux entrepreneurs pour établir eux-mêmes les décomptes correctement et payer l’impôt. D’un côté, cette latitude laissée aux entreprises permet une perception efficace et économique mais, d’un autre, elle entraîne l’existence de contrôles. Ceux-ci servent à s’assurer que toutes les entreprises appliquent correctement les dispositions relatives à la TVA.

Explications sur cette procédure particulière en deux temps: témoignage d’un ancien collaborateur TVA devenu conseiller en TVA pour les entreprises et conseils pratiques de l’Administration fédérale des contributions (AFC), extraits du site internet de la Confédération.

Interview

Après avoir passé cinq ans au sein de la division TVA de l’AFC, Olivier Comment s’est tourné vers l’économie privée. Il est depuis dix ans chez PricewaterhouseCoopers et occupe le poste de Senior Manager TVA. Le fait d’avoir pu travailler auprès de l’AFC puis comme conseiller externe lui confère une vision d’ensemble très complète du contrôle TVA. C’est très volontiers qu’il s’est plié au jeu des questions-réponses sur cette thématique, qui fait peur à plus d’un chef d’entreprise.

Quelles sont les premières questions que se pose une entreprise confrontée à un contrôle TVA?

L’une des premières est de savoir comment gérer l’avant-contrôle: quels sont les documents qu’il faut préparer, lesquels soumettre au contrôleur, faut-il désigner plusieurs répondants dans l’entreprise, bref: comment doit-on se présenter devant le contrôleur? Viennent ensuite des questions plus subjectives: le contrôleur va-t-il être très inquisiteur? A-t-il une bonne connaissance de mon secteur d’activité, etc.?

Et qu’en est-il?

Il n’est pas toujours simple de répondre aux questions subjectives, qui naissent de craintes parfois irraisonnées. Dans la pratique, les inspecteurs TVA sont des gens pragmatiques, à l’écoute des activités de chaque entreprise, mais qui doivent néanmoins appliquer la loi TVA. Il est évident qu’un boulanger n’est pas confronté aux mêmes problématiques qu’une multinationale. La sensibilité diffère donc en fonction des sociétés contrôlées. Quant à la préparation, à nouveau, l’inspecteur fera preuve de bon sens. Il s’attendra, en principe, à un meilleur niveau de préparation de la part d’une grande entreprise que de la part d’un artisan. Les inspecteurs peuvent être spécialisés par domaine, comme par exemple dans le secteur bancaire ou dans les collectivités publiques et parapubliques, mais la plupart sont des généralistes.

Une fois qu’un contrôle est annoncé, l’entreprise a deux manières de procéder. Soit elle est passive et elle attend de voir ce qui va se passer, soit elle est proactive et elle essaie d’anticiper le contrôle, de se l’approprier. Elle pourra se préparer avec l’ensemble des documents demandés, en essayant de d’identifier ceux qui pourraient faire l’objet de discussions et anticiper les questions que pourrait se poser l’inspecteur. Elle peut aussi demander à un conseiller externe de l’assister pour préparer le contrôle et d’être à ses côtés pendant la procédure.

Comment les entreprises sont-elles choisies?

Les inspecteurs TVA reçoivent une liste en début d’année. Ils doivent aller contrôler des entreprises issues de ce panel. Mais cela ne veut pas dire qu’ils iront toutes les voir. Il arrive aussi que l’AFC décide de faire une campagne dans un secteur d’activité précis. Il y a quelques années, à Genève, tous les taxis ont ainsi été contrôlés.

Quels types d’entreprise peuvent-ils être soumis à un contrôle TVA?

Tous. Du moment qu’une entreprise est inscrite à la TVA, elle peut être ciblée par l’AFC et faire l’objet d’un contrôle. Les indépendants sont touchés au même titre que les grandes entreprises.

Peut-on refuser un contrôle TVA?

Non. En revanche, il est possible, à certaines conditions, de discuter de sa date. Si, par exemple, le responsable des finances d’une entreprise vient de changer, si un nouveau logiciel comptable est en train d’être mis en place ou si le contrôle est annoncé pendant la période de clôture des comptes, alors l’inspecteur se montrera compréhensif et viendra dans l’entreprise une fois la situation stabilisée. Cela dit, il est rare que le contrôle soit déplacé à l’année suivante. Une certaine flexibilité existe, mais la marge de manœuvre reste faible.

Le contrôle a-t-il un impact sur les activités quotidiennes de l’entreprise?

Un contrôle dure en moyenne entre un et trois jours. La durée prévue est annoncée et elle est en principe respectée. Pendant le contrôle, l’entreprise continue son activité normalement. L’inspecteur a seulement besoin d’une personne de contact dans l’entreprise, qui puisse répondre à ses questions en cas de besoin. La personne désignée devra donc se rendre disponible pendant la durée du contrôle, mais cela ne signifie pas qu’elle doit rester à côté du contrôleur. Celui-ci base son analyse sur des documents en format papier ou parfois électronique, qui lui ont été fournis à sa demande. Si l’entreprise a un nombre élevé de pièces justificatives sous format électronique, il se peut que l’inspecteur demande un accès à ces données. En ce cas, soit l’accès lui est octroyé de manière illimitée, soit une personne l’assiste dans ses recherches sur les différents logiciels de l’entreprise, ce qui a un impact sur l’activité de cette dernière. Dans le cas de très grandes entreprises, il arrive que deux inspecteurs se déplacent et qu’un délai de traitement plus long soit prévu. L’entreprise concernée en est dûment informée.

Le résultat du contrôle est-il toujours négatif pour une entreprise?

Non. Il y a des entreprises qui doivent faire face à un redressement TVA, et qui se voient donc obligées de payer une certaine somme, et d’autres auxquelles l’AFC doit de l’argent. C’est pourquoi si l’inspecteur présente une décision défavorable pour l’entreprise, elle peut demander à un spécialiste externe de vérifier le résultat du contrôle. Celui-ci regardera si la démarche a été bien effectuée, si elle fait sens par rapport aux activités de l’entreprise, si tous les éléments qui définissent l’entreprise et son activité ont bien été pris en compte, etc. Une contestation est possible, puisqu’il existe, dans certains cas, plusieurs méthodes d’appliquer et de décompter la TVA. Au-delà de l’aspect financier, le contrôle permet d’une part de sécuriser la situation existante, ce qui est positif et, d’autre part, donne à l’entreprise les points et les aspects qu’elle doit améliorer pour mieux gérer la TVA, que ce soit sous l’angle comptable ou sous l’angle de l’établissement du décompte TVA.  

Si vous deviez donner trois conseils aux chefs d’entreprise, quels seraient-ils?

Tout d’abord, je conseille aux entreprises de prendre les devants et d’anticiper le contrôle, par exemple en vérifiant la tenue des livres comptables et en préparant la liste des éléments demandés. Le document de réconciliation des chiffres d’affaires doit absolument être établi avant le début du contrôle. Ce dernier permet de contrôler que l’ensemble des chiffres d’affaires mentionnés dans le compte de pertes et profits audité correspond aux chiffres d’affaires déclarés dans les décomptes TVA. Ce document est souvent assimilé à la carte de visite de l’assujetti. Ensuite, pendant le contrôle, il est bon d’essayer de régler les points ouverts directement avec l’inspecteur. Une fois de plus, il faut le faire de manière proactive, en évitant de présenter une pièce sujette à discussion dans la dernière heure du contrôle ou, pire, d’en informer le contrôleur une fois qu’il est parti. Dans le même ordre d’idée, il est sage d’être à la disposition de l’inspecteur et de lui demander régulièrement où il en est dans son travail, s’il lui manque encore des pièces, si une explication peut être fournie sur tel ou tel point, etc. Enfin, une fois le contrôle effectué, comme déjà dit, il est recommandé d’effectuer une revue des résultats avec un spécialiste. Pour terminer, certaines optimisations sont possibles en matière de TVA. Un diagnostic de la société permet parfois d’identifier des améliorations possibles tant sur le plan de la gestion de cet impôt que sur le plan financier. Il n’est pas systématiquement du devoir de l’AFC d’en informer les assujettis.



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